Eerder lieten we al weten dat deze wetswijziging eraan zat te komen. En eerlijk is eerlijk: daar hoopten wij als toekomstbestendige VvE‑beheerders ook op. Digitaal vergaderen past beter bij hoe we nu wonen, werken én communiceren. Voor veel VvE‑leden is het makkelijker, en voor besturen en beheerders een stuk praktischer. Maar wat houdt dit precies in? En waar moet je rekening mee houden?
Voordelen digitaal vergaderen
Voor veel VvE‑leden verlaagt digitaal deelnemen de drempel om mee te doen aan de Algemene Ledenvergadering (ALV). Daarnaast hoef je ’s avonds niet meer de deur uit, oppas te regelen of rekening te houden met reistijd. Je kunt gewoon online aansluiten vanaf huis, je werkplek of waar je op dat moment bent.
Dat is vooral handig voor leden die:
- verder weg wonen
- slecht ter been zijn
- een drukke agenda hebben
Ook voor beheerders en besturen is digitaal vergaderen praktisch. Het plannen gaat eenvoudiger, de opkomst is vaak hoger en besluitvorming kan soepeler verlopen. Minder gedoe rondom locaties, stoelen en presentielijsten en meer focus op de inhoud van de vergadering.
Daarnaast past digitaal vergaderen bij de manier waarop steeds meer mensen werken. Vooral jongeren hebben vaak flexibele werktijden en werken niet meer standaard hele dagen. Even ’s avonds een uurtje online vergaderen is dan veel makkelijker dan fysiek ergens naartoe moeten.
Digitaal vergaderen mogelijk, maar niet verplicht
Belangrijk om te weten: digitaal vergaderen wordt geen verplichting. Fysiek vergaderen blijft dus gewoon bestaan. Sterker nog: willen leden die samen minstens een kwart van de stemmen vertegenwoordigen de vergadering (ook) fysiek houden? Dan moet het bestuur of de VvE‑beheerder alsnog een fysieke en/of hybride vergaderlocatie regelen. Zo blijft er altijd ruimte voor leden die liever persoonlijk aanwezig zijn.
Let op: de wet geldt nog niet direct
De wet is aangenomen, maar de ingangsdatum is nog niet bekend. Tot die tijd kan een VvE alleen volledig digitaal vergaderen als daar al een geldige basis voor is, bijvoorbeeld via:
- de splitsingsakte
- het modelreglement
- eerdere rechtsgeldige besluiten
Goede voorbereidingen digitaal vergaderen
Met deze wet komen ook praktische aandachtspunten. Want digitaal vergaderen vraagt om goede afspraken en betrouwbare techniek. Wij gaan hierover in gesprek met onze leden en onze kwaliteitsverbeteringspartners. Op basis daarvan zorgen we voor duidelijke oplossingen en heldere uitleg.
Wat kun je nu al doen?
Wil je als VvE-bestuur of beheerder goed voorbereid zijn? Dan is dit een mooi moment om alvast te kijken naar:
- de huidige regels binnen de VvE
- hoe jullie in de toekomst willen vergaderen
- wat digitaal vergaderen voor jullie zou kunnen betekenen en hoe jullie het kunnen inrichten
Heb je vragen of wil je hierover meedenken?
Neem gerust contact met ons op via info@bvvb.nl.
Afbeelding: ©BVVB @AndreyPopov van Getty Images via Canva.com