1. Wie zijn wij?
De Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB) is een branchevereniging voor VvE-beheerders. BVVB is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB)
KvK-nummer: 54936071
E-mailadres: info@bvvb.nl
Wij vinden het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld en beschermd. Daarom verwerken wij persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je:
- onze website bezoekt;
- contact met ons opneemt;
- een contactformulier invult;
- een lidmaatschapsaanvraag indient;
- namens een organisatie optreedt als contactpersoon;
- deelneemt aan bijeenkomsten, opleidingen, webinars, kennissessies, podcasts, evenementen of vergaderingen;
- gebruikmaakt van de ledenomgeving;
- deelneemt aan discussies binnen het forum;
- documenten aanlevert voor een lidmaatschapsaanvraag of een auditaanvraag in het kader van het BVVB-keurmerk:
- bewijsstukken aanlevert in het kader van Permanente Educatie (PE).
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het doel verwerken wij onder meer de volgende persoonsgegevens.
Contact- en organisatiegegevens
- naam;
- functie;
- organisatienaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres.
Lidmaatschapsgegevens
- gegevens van contactpersonen;
- correspondentie over het lidmaatschap;
- administratieve gegevens;
- factuurgegevens;
- betalingsgegevens.
Gegevens voor de ledenomgeving
- gebruikersnaam;
- accountgegevens;
- forumreacties;
- forumberichten;
- overige bijdragen die je zelf publiceert binnen de ledenomgeving.
Documenten en bewijsstukken
In het kader van lidmaatschapsaanvragen, kwaliteitsregelingen en het BVVB Keurmerk kan BVVB documenten ontvangen en verwerken die door leden of kandidaat-leden worden aangeleverd.
Hieronder kunnen onder meer vallen:
- KvK-uittreksels;
- verzekeringspolissen;
- Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG);
- opleidings- en certificeringsbewijzen;
- overige documenten die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van een aanvraag of kwaliteitsregeling.
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Lidmaatschap en ledenadministratie
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- het beoordelen van lidmaatschapsaanvragen;
- het beheren van lidmaatschappen;
- het onderhouden van contact met leden;
- het uitvoeren van verenigingsactiviteiten.
Keurmerk en kwaliteitsbewaking
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- de behandeling van aanvragen voor het BVVB Keurmerk;
- de registratie en beoordeling van bewijsstukken, waaronder Permanente Educatie (PE).
Wanneer BVVB voor deze werkzaamheden gebruikmaakt van externe beoordelaars, auditors of deskundigen, ontvangen zij uitsluitend toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden.
Communicatie
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- het beantwoorden van vragen;
- het afhandelen van verzoeken;
- het verstrekken van informatie;
- communicatie met leden en relaties.
Bijeenkomsten en evenementen
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- deelnemersregistratie;
- organisatorische communicatie;
- het verstrekken van praktische informatie.
Financiële administratie
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- facturatie;
- contributie-inning;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Ledenomgeving en forum
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- het bieden van toegang tot de ledenomgeving;
- het faciliteren van kennisdeling tussen leden;
- het beheren van forumdiscussies.
Websitebeheer en beveiliging
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- het beveiligen van systemen;
- het oplossen van technische problemen;
- het beheren van de website.
Websiteanalyse en verbetering
BVVB kan gebruikmaken van analytische gegevens om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de website en om de werking, inhoud en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.
5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
BVVB verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat:
- uitvoering van een overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- toestemming;
- gerechtvaardigd belang.
6. Lidmaatschap van organisaties
BVVB kent voornamelijk lidmaatschappen van organisaties. Voor het beheren van een lidmaatschap verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen, bestuurders, medewerkers en andere vertegenwoordigers van lidorganisaties.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
- ledenadministratie;
- communicatie;
- facturatie;
- deelname aan activiteiten;
- uitvoering van kwaliteits- en keurmerkregelingen.
7. Contactformulier
Wanneer je een contactformulier invult, gebruiken wij jouw gegevens uitsluitend voor het behandelen van jouw vraag of verzoek. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor een zorgvuldige afhandeling.
8. Nieuwsbrieven en ledencommunicatie
BVVB verstuurt nieuwsbrieven en verenigingsinformatie aan leden. Deze communicatie maakt onderdeel uit van het lidmaatschap en kan betrekking hebben op:
- brancheontwikkelingen;
- opleidingen;
- bijeenkomsten;
- evenementen;
- verenigingsnieuws;
- wet- en regelgeving.
9. Ledenomgeving en forum
BVVB beschikt over een besloten ledenomgeving. Binnen deze omgeving kunnen leden:
- informatie raadplegen;
- documenten bekijken;
- berichten plaatsen;
- vragen stellen;
- deelnemen aan discussies.
Berichten en reacties die leden zelf plaatsen kunnen zichtbaar zijn voor andere leden met toegang tot de ledenomgeving. Wij verzoeken leden zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en geen vertrouwelijke informatie van derden te delen zonder toestemming. Forumberichten kunnen na beëindiging van een account bewaard blijven wanneer dit noodzakelijk is voor de leesbaarheid en continuïteit van discussies.
10. Foto- en videomateriaal
Tijdens bijeenkomsten, evenementen, kennissessies, ledenvergaderingen en andere activiteiten kunnen foto's en videobeelden worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:
- nieuwsberichten;
- de website;
- nieuwsbrieven;
- sociale media;
- promotionele communicatie van BVVB.
Heb je bezwaar tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop je herkenbaar bent afgebeeld? Neem dan contact op via info@bvvb.nl.
11. Delen wij persoonsgegevens met derden?
BVVB verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden. Voor de uitvoering van onze werkzaamheden kunnen wij persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij:
- websitebeheer;
- hosting;
- ledenadministratie;
- e-mailverkeer;
- technische ondersteuning;
- secretariaatswerkzaamheden;
- communicatie- en marketingwerkzaamheden;
- financiële administratie;
- organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
- voor het inplannen van audits kunnen persoonsgegevens en documenten, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met betrokken beoordelaars en deskundigen.
12. Gebruik van Genkgo
Voor onze website, formulieren, ledenadministratie, ledenomgeving, forum en ledencommunicatie maakt BVVB gebruik van de software van Genkgo. In het kader van deze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor het uitvoeren van onze verenigingsactiviteiten. Genkgo verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening aan BVVB. Met leveranciers die persoonsgegevens verwerken worden passende afspraken gemaakt over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid.
13. Internationale doorgifte
BVVB verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgt BVVB ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.
14. Bewaartermijnen
BVVB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten:
- contactverzoeken: zolang nodig voor afhandeling;
- financiële administratie: minimaal 7 jaar;
- lidmaatschapsgegevens: gedurende het lidmaatschap en zolang administratief noodzakelijk;
- documenten die BVVB ontvangt in het kader van lidmaatschappen, keurmerktrajecten en Permanente Educatie (PE): gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna zolang noodzakelijk voor administratie, verantwoording en wettelijke verplichtingen;
- forumberichten: zolang noodzakelijk voor de continuïteit van discussies.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of vernietigd.
15. Beveiliging
BVVB neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:
- verlies;
- onbevoegde toegang;
- misbruik;
- wijziging;
- ongewenste openbaarmaking.
Toegang tot persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
16. Jouw rechten
Je hebt het recht op:
Inzage
Je mag opvragen welke persoonsgegevens BVVB van jou verwerkt.
Correctie
Je mag onjuiste persoonsgegevens laten aanpassen.
Verwijdering
Je mag verzoeken persoonsgegevens te verwijderen wanneer dit wettelijk mogelijk is.
Beperking van verwerking
Je mag verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
Bezwaar
Je mag bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking.
Gegevensoverdraagbaarheid
Je mag verzoeken jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
Intrekken van toestemming
Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming altijd intrekken. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@bvvb.nl.
17. Klachten
Heb je vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via info@bvvb.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
18. Externe websites
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. BVVB is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze externe websites.
19. Wijzigingen
BVVB kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening of interne processen daarom vragen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.
Versie: september 2026